การเตรียมเอกสารในการขออนุมัติใช้ที่ดิน มหาวิทยาลัยได้ทำหนังสือแจ้งเวียนที่ ศธ 6392(8) ว 0949 วันที่ 30 มิถุนายน 2552 เรื่องแนวทางปฏิบัติเกี่ยวกับการขอใช้ที่ดินของมหาวิทยาลัยเชียงใหม่ ดังนี้

1. ส่วนงานใดที่ประสงค์จะขอตั้งงบประมาณเพื่อการก่อสร้างอาคารหลังใหม่ แก้ไขเปลี่ยนแปลงหรือ ต่อเติมส่วนหนึ่งส่วนใดของอาคาร โดยใช้ที่ดินของมหาวิทยาลัยฯ จะต้องได้รับการอนุมัติให้ใช้ที่ดิน จากมหาวิทยาลัยฯ ก่อนทุกครั้ง
2. การต่อเติม ปรับปรุง หรือซ่อมแซมภายในพื้นที่ของตัวอาคารที่มีอยู่เดิม โดยไม่มีการขยายพื้นที่ ภายนอกเพิ่มเติม สามารถดำเนินการได้โดยไม่ต้องขออนุมัติใช้พื้นที่จากมหาวิทยาลัยฯ
3. การก่อสร้างอาคารหลังใหม่ที่ต้องใช้พื้นที่ของมหาวิทยาลัยฯ ทั้งที่เป็นแบบถาวรและชั่วคราว, แก้ไข เปลี่ยนแปลง หรือต่อเติมส่วนหนึ่งส่วนใดของอาคารให้แตกต่างไปจากสภาพเดิม รวมทั้งการ จัดตั้งซุ้มของนักศึกษาทุกคณะ จะต้องได้รับความเห็นชอบจากมหาวิทยาลัยฯ ก่อนทุกครั้ง
4. หากจะทำการก่อสร้างอาคารในบริเวณที่อาจส่งผลกระทบต่ออาคารข้างเคียง หรือมีส่วนงานอื่น อยู่ข้างเคียงในบริเวณก่อสร้าง ควรได้รับความเห็นชอบจากส่วนงานข้างเคียง หรือมหาวิทยาลัยฯ เห็นชอบให้ใช้พื้นที่โดยพิจารณาถึงประโยชน์สูงสุด
5. กรณีการขอใช้พื้นที่เพื่อก่อสร้างอาคารชั่วคราว หากมหาวิทยาลัยฯ มีความจำเป็นต้องใช้พื้นที่ นั้นเพื่อประโยชน์ในด้านอื่น จะต้องคืนพื้นที่ให้แก่มหาวิทยาลัยฯ ด้วยการรื้อถอนอาคารชั่วคราว และจะต้องปรับปรุงที่ดินให้คงสภาพเดิม
6. มหาวิทยาลัยฯ ไม่อนุญาตให้มีการก่อสร้างร้านค้าชั่วคราวเพื่อจำหน่ายสินค้าใดๆ ภายนอกพื้นที่ ของตัวอาคารที่มีอยู่เดิม
7. การเสนอขออนุมัติใช้พื้นที่ของมหาวิทยาลัยฯ จะต้องประกอบด้วยรายละเอียดเพื่อประกอบการพิจารณา ดังนี้
   - วัตถุประสงค์ของการก่อสร้าง
   - เหตุผลความจำเป็น
   - ผังบริเวณแสดงตำแหน่งของพื้นที่ที่จะขอใช้แบบชัดเจน
   - ขนาดของพื้นที่ดินที่จะขอใช้ และขนาดของอาคารที่จะก่อสร้าง
   - วงเงินงบประมาณในการดำเนินงาน, แหล่งงบประมาณ หรืออยู่ระหว่างการจัดทำโครงการเพื่อขอจัดตั้งงบประมาณ
   - รูปแบบทางด้านสถาปัตยกรรม (ถ้ามี)

ดังนั้นในการจัดทำเอกสารการขออนุมัติการใช้ที่ดินควรต้องมีเอกสารไม่ต่ำกว่าเอกสารตามข้อที่ 7 และเพื่อให้การพิจารณาของคณะกรรมการฯ พิจารณาง่ายขึ้น ควรมีเอกสารแสดงความเห็นชอบจาก หน่วยงานข้างเคียง ในด้านผลกระทบเมื่อมีอาคารใหม่เกิดขึ้นมาในข้อที่ 4 ด้วย

และเมื่อจัดทำเอกสารทั้งหมดครบถ้วนแล้ว นำส่งที่งานธุรการกองอาคารสถานที่และ สาธารณูปการ เพื่อเข้าขบวนการในการพิจารณาต่อไป

ขั้นตอนการตรวจสอบเอกสารการขออนุมัติใช้ที่ดิน เป็นขั้นตอนที่กองอาคารสถานที่และสาธารณูปการตรวจสอบความครบถ้วนของเอกสารต่างๆ ตามที่กล่าวไว้ในขั้นตอนที่ 1 โดยจะพิจารณา ถึงเอกสารที่จำเป็น ในการประกอบการพิจารณาอนุมัติให้ใช้ที่ดิน ในส่วนนี้หากเอกสารใดไม่ครบถ้วนก็จะดำเนินการประสานงานภายในให้นำมาส่งเพิ่มเติม หรือหากไม่ได้รับความร่วมมือ ก็จะส่งเอกสารทั้งชุด กลับเพื่อให้ปรับปรุงแล้วให้ส่งเอกสารดังกล่าวมาใหม่อีกครั้ง

ส่วนใหญ่จากการตรวจสอบโดยกองอาคารและสาธารณูปการจะพบข้อบกพร่องหลักของเอกสารที่ ผังบริเวณแสดงตำแหน่งของพื้นที่ที่จะขอใช้ ขนาดของพื้นที่ดินที่จะขอใช้ และขนาดของอาคารที่จะก่อสร้างเป็นหลักและเป็นปัญหาในการพิจารณาอยู่เสมอมา เนื่องจากไม่มีความชัดเจนและสัดส่วนไม่เป็นไป ตามสภาพพื้นที่ในสถานที่จริง ดังนั้นเพื่อในเกิดข้อผิดพลาดน้อยลง หน่วยงานที่ต้องการใช้ที่ดินควรจะดาวน์โหลด ผังหรือแผนที่ที่น่าเชื่อถือได้จาก Google earth, Pointasia หรืออื่นๆ เพื่อประกอบผังให้ชัดเจน และ ในบางจุดอาจแนบรูปถ่ายสถานที่ก่อสร้าง มาร่วมประกอบการพิจารณาก็ได้ ทั้งนี้จะทำให้คณะกรรมการ เห็นภาพได้อย่างชัดเจนโดยได้ต้องเดินทางไปดูสถานที่ด้วยตนเอง

เมื่อเอกสารดังกล่าวครบถ้วน เลขานุการกรรมการฯ จะเสนอประธานคณะกรรมการเพื่อนัดประชุม พิจารณาต่อไป

การประชุมของคณะกรรมการใช้ที่ดิน แบ่งออกเป็นระเบียบวาระต่างๆ ดังนี้

ระเบียบวาระที่ 1 เรื่องประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ

เป็นเรื่องที่ประธานคณะกรรมการ เลขานุการ หรือกรรมการ แจ้งเรื่องนโยบายของมหาวิทยาลัย ฯ การจัดทำ Mater Plan คำสั่งต่างๆ และอื่นๆ ที่เกี่ยวกับการพิจารณาการใช้ที่ดิน

ระเบียบวาระที่ 2 เรื่องรับรองรายงานการประชุมครั้งที่แล้ว

เป็นการให้คณะกรรมการตรวจสอบและรับรองรายงานการประชุมครั้งที่ผ่านมา

ระเบียบวาระที่ 3 เรื่องสืบเนื่อง

เป็นการพิจารณาเรื่องสืบเนื่องที่ค้างจากการประชุมครั้งก่อน ซึ่งในส่วนนี้อาจต้องมีผู้เข้าชี้แจง เหมือนกับระเบียบวาระที่ 4

ระเบียบวาระที่ 4 เรื่องพิจารณา

เป็นการพิจารณาเรื่องการขออนุมัติใช้ที่ดินโดย ในหน่วยงานที่ขอใช้ส่งตัวแทนมาชี้แจงถึงเหตุผล ความจำเป็นในการขอใช้ที่ดิน ตำแหน่งที่ตั้ง ขนาด รูปร่างและสัดส่วนของอาคาร แหล่งงบประมาณ และ อื่นๆ โดยผู้ชี้แจงจะต้องตอบคำถามของคณะกรรมการจนเป็นเข้าใจแล้ว คณะกรรมการจะพิจารณาตาม เหตุผลความจำเป็น ความเหมาะสมในการใช้พื้นที่ และอื่นๆ แล้วแจ้งผลการพิจารณาในทราบในภายหลัง อีกครั้ง

ในการพิจารณาของคณะกรรมการจะพิจารณาตามความเหมาะสมในการใช้พื้นที่ เหตุผลความจำเป็น ความปลอดภัย โซนการใช้งานของที่ดิน ปัญหาที่จะเกิดขึ้นในอนาคต ฯลฯ โดยจะพิจารณาได้ ภายในการประชุมครั้งเดียว ต่อเมื่อหน่วยงานที่ขออนุมัติใช้ที่ดินได้ศึกษาถึงผลกระทบต่างๆ แล้วดังนี้

• โซนพื้นที่การใช้งานตรงกับแผนของมหาวิทยาลัยฯ
• ได้ตรวจสอบระยะปลอดภัยต่างๆแล้วเป็นไปตาม พระราชบัญญัติการก่อสร้างอาคาร กฎกระทรวง เทศบัญญัติฯ และกฎหมายอื่นๆ
• ได้ตรวจสอบระยะความสูงปลอดภัยในการเดินอากาศ
• ผลกระทบต่ออาคารหรือหน่วยงานข้างเคียง (เอกสารแสดงการรับทราบว่าจะมีการปลูก สร้างอาคารจากหน่วยงานข้างเคียง)
• ฯลฯ

หลังจากการประชุมคณะกรรมการสิ้นสุดลง เลขานุการคณะกรรมการจะสรุปรายงานการประชุม เสนอผ่านประธานคณะกรรมการฯเสนออธิการบดีเพื่อให้ความเห็นชอบหรือสั่งการเป็นอย่างอื่น แล้วเลขานุการคณะกรรมการจะนำมาแก้ไขให้ถูกต้อง และเสนออธิการบดีเห็นชอบหรืออนุมัติอีกครั้ง เมื่อ อธิการบดีเห็นชอบหรืออนุมัติแล้ว เลขานุการคณะกรรมการจะทำหนังสือเวียนลงนามโดยอธิการบดีหรือ รองอธิการบดีที่รับผิดชอบฯ ส่งผลการพิจารณาถึงหน่วยงานที่ขอใช้ที่ดินต่อไป

เมื่ออธิการบดีเห็นชอบหรืออนุมัติแล้ว เลขานุการคณะกรรมการจะทำหนังสือเวียนลงนามโดย อธิการบดีหรือรองอธิการบดีที่รับผิดชอบฯ ส่งผลการพิจารณาถึงหน่วยงานที่ขอใช้ที่ดินต่อไป